Dix raisons d’embaucher un facilitateur

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Là où les discussions en ligne sont des véhicules potentiels, les facilitateurs* sont le système de navigation et la ceinture de sécurité, aidant les conversations à rester sur le sujet, efficaces en temps et en sécurité. Voici dix raisons pour lesquelles nous vous recommandons de faire appel à un facilitateur externe pour vos discussions sur notre plateforme.

 

Avez-vous déjà songé à inviter un facilitateur à vos réunions? À la manière des médiateurs, les facilitateurs comparent les points de vue de façon objective, récapitulent ceux qui semblent faire l’unanimité, recadrent les discussions sur le sujet principal, bref, stimulent les échanges avec tact afin d’aboutir à des résultats concrets rapidement. Ils peuvent donc permettre d’économiser temps et argent. Alors qu’ils présentent de nombreux avantages aux réunions en personne, ils sont essentiels au succès des réunions en ligne. Pourquoi? La réponse réside dans l’un des plus grands avantages des discussions anonymes en ligne, mais aussi l’un des principaux problèmes: le manque d’inhibition.

La liberté d’expression offerte par les discussions anonymes en ligne peut être un excellent catalyseur de créativité et d’innovation. En effet, les personnes introverties, timides ou simplement qui ont peur du jugement sont plus susceptibles de contribuer sur une plateforme neutre où tout le monde est entendu de manière égale, mais sans être vu.

Cependant, le fait de ne pas être identifiable peut également entraîner un manque d’engagement de la part des personnes invitées à contribuer à une discussion. Selon une étude du Journal of Computer-Mediated Communication, les personnes sont susceptibles de divulguer plus d’information ou de passer plus de temps à étoffer leurs arguments si leur identité est connue. Un facilitateur contourne cet écueil en stimulant la conversation, en invitant les participants à fournir plus de détails et d’exemples pour étayer leurs idées, etc. Un autre avantage non négligeable d’une discussion en ligne est celui de l’espace et du temps ; les participants peuvent collaborer où et quand cela leur convient.

Cela dit, chaque fois où de nombreuses personnes se rassemblent pour partager leurs opinions, les échanges peuvent finir par stagner, se transformer en bavardages inutiles voire même, devenir hostiles.

C’est précisément là qu’un facilitateur a une forte valeur ajoutée. Un bon facilitateur remplit de nombreux rôles qui favorisent des discussions saines et productives:

1.         Il fixe des limites claires. L’un des rôles les plus importants du facilitateur est de définir les balises. Les participants doivent être informés du type de comportement acceptable et des conséquences d’une violation des règles. Sur notre plateforme, c’est le rôle du validateur de pré-modérer tous les commentaires, en rejetant ceux qui ne respectent pas les règles, alors que ce sont les facilitateurs qui rappellent les règles aux participants. Les facilitateurs rédigent généralement une liste de conseils et de lignes directrices qu’il met en évidence pour référence rapide. 

2.         Il stimule les échanges en encourageant la participation. Un bon facilitateur favorisera le sentiment d’appartenance en donnant aux participants le sentiment de faire partie d’une communauté. Il créer un environnement dans lequel les gens se sentent bienvenus et en sécurité pour partager leurs idées ou besoins. Pour ce faire, le facilitateur publie parfois des questions qui incitent à la réflexion. Le facilitateur invite les participants à partager leurs commentaires et à exprimer leurs préoccupations, ce qui les motiveà s’investir dans la discussion en ligne.

3.         Il incitent les participants à voir les choses sous différents angles. En résumant les arguments ou en attirant l’attention sur d’autres points de vue dans le fil de discussion, les facilitateurs peuvent stimuler la pensée critique.

4.         Il relance la conversation à l’aide de questions ouvertes. Les facilitateurs gardent toujours à l’esprit les objectifs de la discussion. Ils se servent des questions de discussion comme tremplin pour faire avancer la conversation, en reliant toujours les réponses aux objectifs finaux des séances et en encourageant une réflexion plus poussée vers des solutions concrètes. 

5.         Il fait preuve de discrétion et ne domine pas la conversation. Un bon facilitateur est comme n’importe quel serveur talentueux : il anticipe vos besoins tout en restant discret, accomplissant ses tâches sans entraver le déroulement de la discussion.

6.         Il reste objectif et neutre. Un facilitateur ne prend pas parti. Il n’impose pas ses idées ni celles d’un participant au détriment d’un autre. Au lieu de cela, il récapitule les deux côtés d’un argument, compare les points de vue objectivement, le tout dans le but de parvenir à une solution unanime.

7.         Il recadre les discussions sur le sujet principal. Le facilitateuragit comme une force magnétique, ramenant une discussion sur la bonne voie lorsqu’elle déraille. Le facilitateur est conscient que le fait de couvrir trop de sujets ou de s’écarter d’une tangente peut mener à une mauvaise interprétation et à de la confusion.  Sa capacité à identifier l’argument principal, à le relier à la question principale de la discussion, à signaler une question oubliée et à poser des questions de suivi garantit des discussions plus fluides, plus concrètes et plus efficaces.  

8.         Il contribue à un environnement sain et harmonieux. Si le facilitateur constate qu’un différend prend de l’ampleur, il intervient rapidement et aide les parties impliquées à trouver une solution. Le respect mutuel est important dans un contexte de collaboration, et c’est le devoir du facilitateurde s’assurer que les règles du groupe sont respectées. 

9.         Il favorise une réflexion plus approfondie en posant des questions réfléchies et engageantes dans le cadre des discussions.

10.       Il évalue les forces et les faiblesses d’une équipe ou d’un projet. Le facilitateur bénéficie d’une vue d’ensemble, ce qui lui permet de voir clairement où le flux d’idées fonctionne bien et où une équipe s’enlise. Ainsi, le facilitateur est en mesure d’attirer l’attention d’un chef de projet sur les points importants, ce qui permet d’éviter d’éventuels problèmes futurs. En fait, le facilitateur joue un rôle important dans la conclusion de la discussion elle-même. Il est capable d’identifier les principales conclusions d’une discussion et de suggérer des façons de faire avancer un projet ou de résoudre un problème.

De toute évidence, les facilitateurs jouent un rôle essentiel pour orienter les conversations vers des objectifs tangibles. Ils ne sont ni les conducteurs ni les passagers des discussions, mais assument plutôt de multiples responsabilités d’accompagnateurs, ce qui contribue à faire avancer les discussions vers leur destination de façon sécuritaire et efficace. De cette façon, ils peuvent non seulement faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises, mais aussi améliorer le travail d’équipe et la synergie au sein d’une entreprise en synthétisant et en encourageant les participants à voir les perspectives des uns des autres. Comme de plus en plus de discussions se déroulent en ligne, le rôle d’un facilitateur pourrait être essentiel pour assurer le succès des séances de remue-méninges ou d’élaboration de projets.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont un facilitateur peut améliorer vos discussions en ligne?

Êtes-vous un consultant intéressé à devenir un facilitateur sur notre plateforme?

 

* Bien que les facilitateurs jouent un rôle essentiel sur notre plateforme, Innodirect n’offre actuellement pas un service de facilitation interne. Nous aidons plutôt les facilitateurs externes en leur fournissant la plateforme à partir de laquelle ils peuvent opérer. Nous sommes heureux de conseiller les entreprises sur la façon de choisir un bon facilitateur et nous vous invitons à nous contacter pour plus de détails. 

 

Par Kirsten Sokolovski, sous la direction de Sophie Juignier, Philippe Meloni, Sophie D’Astous et l’équipe Innodirect