LA solution aux réunions improductives: un brainstorming en ligne anonyme

chaises vides rouge et acier
Photo par ål nik sur Unsplash

Les réunions peuvent être improductives. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers des outils en ligne qui facilitent leurs discussions.

Les réunions traditionnelles sont souvent une perte de temps, ce n’est pas nouveau. À vrai dire, elles peuvent même engloutir des centaines de milliers d’heures par an. Un article de la revue Harvard Business Review rapporte que dans une « grande entreprise », une seule réunion de direction hebdomadaire peut absorber 300 000 heures par an. Vous avez bien lu, ce n’est pas une faute de frappe. Comment est-ce possible? Tout simplement parce que les réunions nécessitent elles-mêmes des réunions (préparatoires, post mortem, etc.) – et chacune d’entre elles implique une préparation et une planification. En d’autres termes, les réunions provoquent un effet d’entraînement et donc, de perte de temps.

Il n’est pas étonnant qu’un autre article de la revue Harvard Business Review révèle que plus de 70% des 182 cadres supérieurs interrogés sont improductifs, inefficaces et empêchent les employés de faire leur travail. L’improductivité, l’inefficacité et le manque de résolution des problèmes sont encore plus fortement ressentis dans les réunions en face à face qui nécessitent la participation créative de plusieurs personnes, comme les séances de brainstorming. C’est très frustrant, surtout si l’on considère qu’une réunion de brainstorming réussie peut mener à des discussions productives et à des solutions innovantes.

Quels sont donc les coupables qui sapent le brainstorming et comment passer outre? La réponse est peut-être plus simple que vous ne le pensez. En bref, les principaux problèmes qui affligent nos réunions peuvent être résumés en quatre catégories: les contraintes de temps et d’espacel’établissement de l’ordre du jour, le blocage de la production (perdre le fil de sa pensée en attendant son tour de parler) et peur du jugement. Ces obstacles peuvent sembler insurmontables, mais en réalité, chacun d’entre eux peut être surmonté avec la bonne technologie utilisée de la bonne façon.

Contraintes de temps/espace

Vous avez donc créé un Doodle pour définir les heures de réunion possibles pour un brainstorming d’équipe sur la façon de réduire les dépenses de l’entreprise. Vous l’envoyez et (surprise!) l’heure ou le lieu ne convient pas à tout le monde. Vous révisez les options et l’envoyez à nouveau. Ensuite, vous rencontrez le directeur financier pour discuter des dépenses excessives de l’entreprise (une réunion qui a nécessité des recherches de la part du directeur financier). Maintenant que vous êtes mieux informé, vous commencez à vous préparer pour la réunion avec l’équipe. Ensuite, vous recevez un courriel: le lieu que vous avez choisi pour la réunion est réservé en double. Alors vous en cherchez un nouveau, le réservez et informez l’équipe. 

Combien de temps avez-vous déjà consacré à une réunion qui n’a pas encore eu lieu? 

Le moment de la réunion est enfin arrivé. Seulement 60% des invités ont pu venir. Jocelyn a oublié sa conférence à Hong Kong, le fils de Matthieu est tombé malade à l’école, la voiture d’Andrea est encore coincée dans la neige. Les idées de ces personnes ne seront pas entendues aujourd’hui – et même si Jocelyn se joint à vous sur Skype, le décalage horaire signifie qu’elle se connectera à votre réunion de minuit à 2 heures du matin, ce qui n’est pas un moment très productif pour une réunion.

Après la réunion, vous rédigez un rapport pour Jocelyn, Matthieu et Andrea, les informant de ce qu’ils ont manqué. Ensuite, vous organisez une réunion de suivi dans l’espoir que cette fois-ci, tout le monde sera présent.Ce genre de scénario est déprimant et malheureusement, courant.

Tant de temps productif (et d’argent) gaspillé à organiser et à assister à des réunions à mi-parcours. Si en plus, vous devez vous déplacer pour vous rendre à cette réunion, les dépenses augmentent alors que votre temps disponible, lui, diminue. C’est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers les logiciels pour rationaliser leurs réunions. Les outils de discussion en ligne agiles comme Innodirect éliminent les contraintes de temps et d’espace, vous permettant de participer aux discussions de votre équipe où que vous soyez et quand vous le souhaitez.

Ordre du jour

Mises à part les contraintes de temps et d’espace, l’une des principales pierres d’achoppement des réunions, en ligne ou en personne, est l’absence d’ordre du jour. Ne pas avoir d’ordre du jour pour une réunion, c’est comme se rendre à Costco le ventre vide et sans liste d’épicerie. Vous finirez par dépenser trop pour de la malbouffe… et vous oublierez d’acheter le papier hygiénique pour lequel vous êtes venu.

On pourrait penser qu’il est logique d’établir un plan pour une réunion, mais selon une étude menée par Sharp Europe, 63 % des réunions n’ont pas d’ordre du jour prévu, ce qui est pour le moins surprenant. Et même si vous faites partie des 37% qui ont noté des points de discussion, cela ne signifie pas nécessairement que vous vous en tiendrez à l’ordre du jour ou que vous arriverez à une conclusion (pensez à la réunion « de suivi »). Les réunions non résolues mènent à d’autres réunions, qui peuvent à leur tour être résolues ou non. Alors, comment s’assurer qu’un ordre du jour est créé et suivi? La réponse est simple : avec l’aide de la technologie.

Des études ont montréque, lors d’un brainstorming en groupe, les individus sont plus susceptibles de s’en tenir à une tâche ou à un programme lorsqu’ils utilisent un Système d’aide à la décision en groupe (SADG) en ligne qui les « désindividualise » en les rendant anonymes. Innodirect va plus loin. En plus d’anonymiser les participants, il aide les utilisateurs à établir un programme et à s’y tenir. Il divise chaque sujet de discussion en questions pointues visant à trouver une solution et aide à maintenir les discussions d’équipe sur la bonne voie et axées sur les solutions en validant et en facilitant manuellement chaque message. Les bons points peuvent être votés par les participants, ce qui rend la discussion plus facile à suivre. À la fin d’une séance de brainstorming, Innodirect peut rédiger un rapport complet sur la discussion, soulignant les principaux mots clefs, leur analyse et leur évolution dans le temps.

Blocage de la production

Après avoir trouvé sans effort un stationnement gratuit au centre-ville, vous êtes tous arrivés à la réunion avec cinq minutes d’avance et vous avez l’ordre du jour devant vous. Un de vos collègues vous propose une idée géniale et vous avez pensé à quelque chose qui pourrait la faire passer de six à dix. Vous attendez poliment une pause dans le monologue de votre collègue. Trente minutes plus tard, votre moment de contribuer arrive… Et vous avez oublié ce que vous vouliez dire.

C’est ce qu’on appelle le « blocage de la production ».

Selon un article paru dans MIT Sloan Review, il y a souvent une ou deux personnes qui dominent une réunion. Il s’agit généralement de personnes plus franches ou plus âgées. Leurs idées sont généralement celles que l’équipe finit par utiliser parce que:

a. personne d’autre n’a été capable de placer un mot, si bien qu’aucune autre idée n’est mise de l’avant;

b. peu de gens veulent risquer des conflits en les contredisant.

Ce problème peut être contourné par des outils de brainstorming en ligne qui encouragent l’expression individuelle et renforcent l’anonymat dans un espace sécurisé et supervisé. Dans une discussion en ligne où les messages sont suivis et validés, les participants peuvent exprimer leurs idées au fur et à mesure qu’elles se forment sans craindre d’être intimidés ou d’être pris au piège. De plus, l’aspect de l’anonymat encourage les membres timides ou silencieux à exprimer leurs opinions – ce qui peut être radicalement créatif et unique par rapport aux opinions familières des intervenants clés. Les réunions en ligne ont également l’avantage supplémentaire de pouvoir accueillir un plus grand nombre de personnes, ce qui signifie qu’une plus grande quantité et qualité d’idées novatrices peuvent être produites.

Peur du jugement

Votre tour est arrivé, mais tout d’un coup, vous figez. Et si l’idée brillante dans ma tête sonne comme de la pure folie lorsqu’elle est exprimée à haute voix? Et si Susan pense que je la contredis, encore une fois? Et si cela mène à une mauvaise évaluation de la part de mon patron?

Ce conflit interne est qualifié d' »appréhension de l’évaluation » .

Dans le même article du MIT Sloan Review, les auteurs décrivent la peur du jugement comme « notre anxiété face à ce que les autres penseront de nous si nous disons ce que nous pensons ». De peur d’être catalogués comme « bizarres », nous nous censurons en ne partageant pas nos idées et nous finissons généralement par être d’accord avec le groupe, même si nous ne sommes pas entièrement d’accord avec lui. C’est ce qu’on appelle la « pensée de groupe » et cela peut conduire à des biais encore plus importants, tels que le « biais de projection » (en supposant que les autres pensent comme vous) et le « faux effet de consensus » (en supposant à tort que chacun partage vos convictions et opinions). Ces préjugés font que d’innombrables séances de brainstorming ne permettent pas d’atteindre leur plein potentiel.

Bien que la peur du jugement soit très personnelle, la question de ce que les gens pensent de vous se répercute dans votre propre évaluation: ce que vous pensez des autres. Même si nous décidons que nous nous moquons de ce que les autres pensent de nous, il est presque impossible d’éliminer tous nos préjugés cognitifs – nous ne pouvons tout simplement pas échapper complètement aux hypothèses irrationnelles que nous faisons à propos des autres avant même qu’ils n’ouvrent leur bouche.

Alors, comment regarder au-delà de ces préjugés internes et externes?

La solution se trouve, vous l’avez deviné, dans le brainstorming anonyme en ligne. Selon un article de Harvard Business Review sur les raisons pour lesquelles le brainstorming fonctionne mieux en ligne, il est nécessaire de passer à une plateforme virtuelle, de préférence une plateforme qui supprime l’identité, afin d’obtenir un réel succès lors d’une réunion de brainstorming. Ainsi, les idées ne sont pas attribuées à une personne en particulier, mais plutôt jugées objectivement sur la seule base de leur mérite. 

En ligne et en haut

De la réticence à l’incapacité pure et simple d’exprimer ses opinions, il n’est pas étonnant de constater que les réunions traditionnelles de brainstorming en personne « entravent en fait le nombre d’idées produites« . L’inefficacité est encore aggravée par les contraintes constantes de temps et d’espace et par l’incapacité d’établir (et de respecter) des ordres du jour. Il n’est donc pas surprenant que les entreprises intelligentes se tournent vers de nouvelles solutions en ligne pour surmonter l’inefficacité de méthodes professionnelles dépassées. 

Les outils en ligne tels qu’Innodirect libèrent les réunions des restrictions qui les rendent inefficaces tout en conservant et même en renforçant leurs aspects positifs – à savoir encourager la participation active, encourager ceux qui ne parlent pas ou ne veulent pas s’exprimer pour partager leurs opinions et inspirer une plus grande quantité d’idées et de solutions plus créatives, plus innovantes et plus pertinentes.

 

Vous souhaitez rendre vos réunions plus productives?

 

Par:

Kirsten Sokolovski

Sophie Juignier

L’équipe Innodirect

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *