Les ordres du jour sont aux réunions ce que les œufs sont à la quiche. Ils sont les agents de liaison, contribuant à la structure et à la consistance. Pourtant, il est surprenant de constater qu’environ 63 % des réunions n’ont pas d’ordre du jour planifié.
Il n’est donc pas étonnant que 71 % des cadres supérieurs aux États-Unis déclarent que les réunions sont inefficaces et improductives. Tout comme on ne se rend pas chez IKEA sans avoir une idée de ce qu’il faut acheter, on n’entre pas dans une réunion sans avoir une liste de sujets à couvrir et un objectif général de ce que l’on souhaite atteindre à la fin.
Des réunions physiques aux discussions commerciales en ligne, la planification est essentielle si vous voulez éviter de perdre du temps et des ressources. C’est pourquoi, chez Innodirect, nous cherchons à rendre les réunions en ligne plus efficaces en encourageant nos clients à établir et à respecter leur ordre du jour.
Décomposez-le en étapes
Sur notre plateforme, en tant que propriétaire de groupe, vous créez d’abord un titre et une description du groupe. Ensuite, vous établissez une liste de questions ou de sujets que vous aimeriez aborder avec les membres du groupe que vous avez sélectionnés. Les questions doivent être cohérentes avec l’objectif de la discussion et viser à résoudre un problème. Chaque question ou sujet est abordé sur des tableaux de projet distincts où les participant·e·s peuvent proposer et discuter des solutions, en se concentrant sur un problème à la fois. Il peut y avoir d’innombrables tableaux dans un groupe, ce qui permet les membres de choisir le sujet qui l’intéresse le plus.
En divisant, dans chaque discussion, le sujet en questions distinctes, chaque personne peut plus facilement se concentrer et s’engager sur chaque question, ce qui enrichit les discussions et permet de respecter beaucoup plus facilement l’ordre du jour. Et l’engagement et l’organisation ne sont pas les seuls avantages de la mise en ligne de vos réunions !
Rendez-le flexible et pertinent
Il est fréquent que les dirigeant.e.s sous-estiment le temps nécessaire pour discuter d’un sujet, surtout si la contribution de plusieurs personnes est requise. Innodirect permet à des centaines d’utilisateurs de participer à leurs discussions pendant des semaines, voire des mois, ce qui signifie que chacun.e peut contribuer quand il veut, où il veut. Un de nos autres avantages, non-négligeable : les commentaires sont prémodérés pour des raisons de pertinence et de courtoisie et que les discussions sont facilitées. Pour chaque projet, un facilitateur est employé pour aider les membres du groupe à respecter l’ordre du jour en maintenant les discussions sur la bonne voie et en les orientant vers des solutions.
Mesurez deux fois avant de couper
Même si un facilitateur aide les discussions à rester en rapport avec le sujet, il s’agit d’un ordre du jour bien planifié qui constitue la base solide de discussions productives. Alors, comment créer un ordre du jour concret pour tirer le meilleur parti du temps que vous passez sur notre plateforme ? Nous vous proposons 3 conseils pratiques pour vous aider à démarrer :
1.Décidez de vos principaux objectifs. Tout comme une réunion physique a un but défini, vos réunions en ligne doivent avoir une finalité précise. Le but peut être de partager des informations, de créer des plans ou de prendre une décision sur une question spécifique. Quelle que soit l’intention du projet, il est important de la garder à l’esprit lors des étapes suivantes.
2.Créez un titre pour votre projet de groupe. Le titre est généralement le sujet de votre projet et doit refléter votre intention ou votre objectif. Nous vous suggérons d’éviter tout langage ambigu ou confus ; « Améliorer les conditions de travail » est plus simple à comprendre que « Améliorer l’environnement des employés« .
3.Une fois que vous avez créé le titre de votre projet, vous pouvez commencer à proposer les sujets que vous souhaitez aborder. Cela peut être fait par le responsable du groupe ou bien il peut s’agir d’une chose à laquelle tous les membres du groupe peuvent contribuer. Un responsable de groupe peut prendre contact avec les membres du groupe et leur demander ce qui, selon eux, devrait figurer à l’ordre du jour, compte tenu des objectifs du projet. Quelle que soit la manière dont vous choisissez d’aborder la sélection de questions, il est important de noter que vous devrez décrire le contexte (le raisonnement derrière la question) et les voies possibles de discussion (pour fournir aux membres un exemple ou un point de départ à partir duquel lancer la discussion). Vous devrez également définir les objectifs que chaque question cherche à atteindre. Par exemple, si l’objectif du projet est de prendre une décision, vous pourriez indiquer, dans la section d’information du projet sur la plateforme, qu’à la fin de la session, vous aimeriez avoir pris une décision par consensus.
Les questions devraient être :
a-Limitées à une par tableau. Chaque projet peut avoir plusieurs tableaux différents. Chaque tableau ne doit poser qu’une seule question. Par exemple, si l’entreprise d’un fabricant de meubles atteint un nouveau niveau de réussite mais n’est pas équipée pour faire face à la demande croissante de ses produits, elle pourrait créer un projet intitulé « Comment répondre à la demande croissante » et inviter ses employés et/ou partenaires aux discussions. Un tableau pourrait demander : « Quels sont les processus qui nous empêchent actuellement de répondre à la demande croissante ? » Un autre tableau pourrait se pencher sur la question : « Comment augmenter la production pour répondre à la demande croissante tout en maintenant les coûts à un bas niveau ? » Un autre encore pourrait s’intéresser à la question suivante : « Quels sont les avantages et les inconvénients de l’embauche de personnel supplémentaire pour répondre à une demande croissante ? »
b-Allons droit au but. Si nécessaire, les initiateurs de projets peuvent ajouter une brève description sous leur question. En s’inspirant de l’exemple ci-dessus, la question « Quels sont les avantages et les inconvénients de l’embauche de personnel supplémentaire » pourrait être étoffée pour indiquer pourquoi l’embauche de personnel pourrait aider à répondre à la demande et quels sont les avantages et les inconvénients évidents ou qui ont été mentionnés lors de réunions précédentes. Cela permet de lancer la discussion en fournissant un point de départ.
c-Sans ambiguïté. Donnez des exemples pour aider à la compréhension et pour lancer la discussion. Vous pouvez mentionner comment vos concurrents ont traité les mêmes questions, ou comment vous avez abordé ce genre de préoccupations dans le passé et pourquoi cela a ou n’a pas fonctionné.
d-Adapté à vos intentions/buts. Notez que chacune des questions de l’exemple précédent contenait les mots « répondre à une demande croissante », ce qui est l’objectif global de cet exemple de discussion.
e-Formulées sous forme de questions pour intriguer les membres de votre équipe. Lorsque votre ordre du jour est rédigé de manière trop résumée, vos collègues peuvent se sentir confus. Par exemple, « Quels sont les avantages et les inconvénients d’engager plus de personnel pour répondre à une demande croissante » apporte plus de clarté que si vous écriviez simplement « engager du personnel ». En effet, une question permet de situer le contexte et les limites de la discussion, ce qui encourage les membres de l’équipe à garder leurs propres commentaires et ceux des autres sur la bonne voie.
Une fois que vous avez fixé vos objectifs, créé votre titre et composé vos questions, il est temps de le partager avec votre équipe et d’encourager les participations. Si vous cherchez des conseils pour accroître les participations à vos discussions en ligne, restez à l’écoute !
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